Lecteurs optiques et étiquettes codes à barres

Alain Zardo - janvier 1997

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SOMMAIRE

I - Le procédé : Principe du code à barres et des lecteurs optiques - Avantages - Utilisations

II - Les codes à barres Les différents types, lequel choisir ? - Quel type d'étiquettes ? - Les fournisseurs d'étiquettes pour bibliothèque -

Fabriquer ses étiquettes (exemple avec le logiciel "Label Pro" d'Avery)

III - Les lecteurs optiques Les différents types, lequel choisir ? - Installation du lecteur/paramétrage -Les fournisseurs de lecteurs optiques

IV - Comment étiqueter les documents?

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I - LE PROCEDE

A - Principe des codes à barres :

Système de codification optique de chiffres ou de lettres symbolisés par des barres et des espaces de différentes largeurs.

B - Principe de la lecture optique :

La lecture est obtenue par un balayage de lumière sur les barres et les espaces du code, ce qui entraîne des variations électriques qui sont ensuite décodées et renvoyées vers l'ordinateur en langage machine.

a : spots lumineux se déplaçant sur le code à barres - b : signal électrique obtenu - c : impulsions régulières générées par le lecteur optique pour comptabiliser les barres minces ou larges.

C - Avantages du procédé :

Les codes à barres ont la particularité de pouvoir être lus et décodés instantanément, sans erreur et à distance avec des lecteurs optique reliés à un micro-ordinateur.

Remplace la saisie au clavier (source d'erreur et de lenteur) d'un code ou d'une référence et permet ainsi de repérer immédiatement un article ou un document contenu dans une base.

La facilité de branchement (écran-clavier) et d'utilisation du lecteur optique (crayon ou douchette) en font un périphérique simple du micro-ordinateur, au même titre que la souris.

D - Utilisations :

1) - Simplifier et accélérer le prêt.: (utilisation principale)

A cet effet il faut que chaque document soit équipé d'une étiquette code à barres comportant un numéro à chaque fois différent. Ce code doit apparaître dans un champ lors de la saisie du document.

Pour l'opération de prêt il suffit de lire l'étiquette de l'exemplaire du document pour le retrouver dans la base ainsi que la carte du lecteur qui peut posséder aussi un code à barres.

Jusqu'à la version 2.0 de BCDI (octobre 1997), le numéro de code à barre d'un exemplaire doit correspondre au numéro d'exemplaire attribué par le logiciel. Dans la version 2.0, un champ supplémentaire "identification" permettra d'utiliser une codification différente du numéro d'exemplaire. Ce qui n'obligera pas de remplacer une étiquette détériorée, par un code de même valeur.

2) - Accélérer la recherche d'un document dans une base bibliographique (cédéroms BN ou Electre)

Le code à barres imprimé des livres (en 4ème de couverture) correspond au code article utilisé dans le commerce, la distribution et l'édition. Ce code est réglementé selon les normes EAN (European Article Number).

Ce code peut servir couplé aux cédéroms de la BN ou d'Electre, qui permettent la recherche d'un livre à partir de son code EAN (ce code composé de 13 caractères, reprend l'ISBN du livre précédé du nombre 978, le dernier chiffre "clé de contrôle" est différent).

3) - Faciliter l'inventaire :

Tous les documents étant équipés de codes à barres et répertoriés dans la base, il est possible avec un lecteur optique connecté à un boîtier portable avec mémoire ou avec un lecteur doté d'une mémoire "flash", de lire sur les rayonnages toutes les étiquettes des documents. Ensuite il faut transférer tous les codes mémorisés vers l'ordinateur et si le logiciel a prévu le récolement, les codes seront comparés avec ceux enregistrés dans la base et ceux prêtés, une liste des codes absents sera édité (documents manquants).

Dans sa version actuelle, BCDI ne possède pas de module logiciel permettant cette possibilité.

II - LES CODES A BARRES

A - Quel code choisir ?

Actuellement les deux principaux codes à retenir pour étiqueter les documents en bibliothèque, sont le 2 parmi 5 entrelacé et le code 39.

1) code 2 parmi 5 entrelacé : Si on a besoin seulement de chiffres (avantage très court).

Code numérique très dense. Ce code utilise pour chaque caractère 5 éléments, dont 2 larges (d'où son nom).

Avantage : très court

Inconvénient : seul les chiffres peuvent être codifiés.

2) code 39 : Pour une combinaison de lettres et de chiffres.

Code alphanumérique. La dénomination vient de sa structure qui est de 3 parmi 9 (chaque caractère est représenté par 9 éléments dont 3 larges).

Avantages : permet de coder les lettres de l'alphabet.

Inconvénient : code long (voir ci-dessous)

3) Encombrement comparé des codes :

Pour l'impression d'un code comportant 12 caractères utiles et pour une épaisseur de barre étroite de 0,25 mm on obtient des symboles de la longueur suivante:

code 2 parmi 5 entrelacé 25 mm

code 39 48 mm

B - Quel type d'étiquettes ?

L'usage intensif des documents exige des étiquettes autocollantes très résistantes et de très bonnes qualités graphiques.

Plusieurs sociétés sont spécialisées et fournissent de nombreuses bibliothèques.

Deux procédés sont généralement utilisés : photocomposition (impression photographique) ou transfert thermique (transfert d'un ruban sur l'étiquette).

La plupart du temps les fournisseurs proposent des modèles d'étiquettes mais peuvent répondre à toutes demandes particulières.

Pour commander il faudra essentiellement indiquer :

-le nombre de caractères du code (6 chiffres permettra de coder jusqu'à un million de documents).

-le type de code souhaité (généralement on utilise le 2parmi5 entrelacé, si le code comporte des lettres il faut utiliser le code 39, ce qui n'est pas le cas pour BCDI).

-la numérotation et le code de départ (par exemple 0 001 à 2 000 pour un lot de 2000 étiquettes).

-la ligne de texte qui sera ajoutée au dessus du code à barres (exemple : Lycée des Arts Graphiques).

-la dimension d'étiquette est généralement proposée par le fournisseur, la tendance est d'aller vers de petites étiquettes.

C - Quelques fournisseurs d'étiquettes pour bibliothèque (tarif à titre indicatif au 01/01/1197)

Toutes les informations suivantes sont données à titre indicatif, s'adresser auprès des sociétés pour tous renseignements.

- AELEC - 12, Allée Pierre Curie 78170 - La Celle Saint-Cloud - 320 F le mille (transfert thermique sur polypropylène)

Téléphone : 01 30 82 63 57. - Télécopie : 01 30 82 29 48

- WESPAC - 8, rue du Congo - 75012 Paris - 450 F le mille (photocomposé)

Téléphone : 01 43 47 44 89.- Télécopie : 01 43 47 38 68

- PROTOCOL - 40 bis, rue Maurice Arnoux - 92120 Montrouge - 415 F le mille (photocomposé)

Téléphone : 01 92 77 77 - Télécopie : 01 40 92 77 78

- LE JAMTEL - 95, avenue de la Division Leclerc - 91620 LA VILLE AU BOIS - 140 F le mille (transfert thermique sur papier, ces étiquettes nécessitent une protection)

Téléphone : 01 64 49 06 80 - Télécopie : 01 64 49 79 00

D - Fabriquer ses étiquettes

Il existe pour l'industrie et le commerce des imprimantes spéciales pour imprimer des étiquettes code à barres, ces machines sont chères et ne se justifient pas pour un CDI. Des logiciels permettent de réaliser ses propres étiquettes avec des imprimantes jet d'encre ou laser.

Par exemple le logiciel d'Avery "Label Pro" peut répondre à ce type de réalisation (environ 500F).

L'impression sur papier des codes à barres peut nécessiter une protection de l'étiquette avec un film adhésif transparent. Cette protection est utile pour éviter le décollement de l'étiquette et sa détérioration, surtout si vous utilisez un crayon optique qui frotte sur l'étiquette.

III - TYPES DE LECTEURS OPTIQUES

A - Les différents types, lequel choisir ?

La nouvelle génération des produits intègre dans le lecteur le décodeur, auparavant un boîtier de décodage venait s'ajouter au lecteur.

1) Crayon optique :

La lecture du code s'effectue en déplaçant le crayon. Système le plus économique, le plus naturel à utiliser en position assise (geste d'écriture), demande un léger doigté mais facile à acquérir.

2) Douchette :

Lecture facile, il suffit d'approcher la douchette (sa forme a donné son nom). Plus cher et un peu plus encombrant que le crayon. Une largeur de 60 mm est largement suffisante pour lire des étiquettes courantes.

3) Autres lecteurs :

D'autres produits existent comme le pistolet laser ou le scanner mais ils ne sont pas particulièrement intéressants car d'un coût très élevé et peu adaptés pour un usage en bibliothèque.

B - Pour commander : il faut préciser au fournisseur :

- le type de lecteur : crayon ou douchette avec décodeur intégré

pour une douchette préciser la largeur : 60mm

- le type de connexion : écran-clavier (wedge en anglais)

- le type exact de prise du câble de liaison : soit prise D'in, soit prise mini D'in

(voir la prise du câble clavier qui se branche sur l'unité centrale - il existe des adaptateurs pour rendre votre câble de connexion universel)

- pensez à demander la documentation du lecteur (si possible en français), sera nécessaire pour le paramétrage.

- pensez à vous assurer que le câble de liaison en Y soit compris dans le prix

C - Pour brancher votre lecteur optique :

- Débrancher votre câble du clavier de l'unité centrale

- Brancher votre câble en Y (fournit avec votre lecteur) sur 3 prises :

- sur la prise clavier de votre unité centrale

- sur la prise du câble de votre clavier

- sur la prise du câble du lecteur optique (crayon ou douchette)

D - Paramétrage :

Aucune installation de logiciel est nécessaire.

Le lecteur est livré généralement paramétré pour tous les types de codes et avec un retour chariot

Vous pouvez avoir besoin d'effectuer des paramétrables spécifiques, comme par exemple lire votre code suivi d'une tabulation au lieu d'un retour chariot c'est le cas avec BCDI.

Pour l'utiliser avec la BN ou Electre vous devez avoir un retour chariot, pour le prêt avec BCDI, vous devrez configurer avec une tabulation.

La configuration se fait avec les codes à barres qui existent sur la documentation livré avec le lecteur.

C - Quelques fournisseurs spécialisés de lecteurs optiques

Toutes les informations suivantes sont données à titre indicatif, s'adresser auprès des sociétés pour tous renseignements.

MAPEC - 31, avenue Pierre Brossolette

Téléphone : 01 69 79 32 90 - Télécopie : 01 69 34 04 45

OPTICON - 12, boulevard des Iles - 92130 Issy les Moulineaux

Téléphone : 01 41 46 12 60 - Télécopie : 01 41 46 12 61

GEPSI - 7, rue Marcellin Berthelot - 92160 Antony

Téléphone : 01 40 96 27 00 - Télécopie : 01 42 37 09 25

STI - 13, avenue Gabriel - 78170 La Celle Saint-Cloud

Téléphone : 01 30 78 44 80 - Télécopie : 01 39 18 53 94

UBI - 23, avenue Europe - 78400 Chatou

Téléphone : 01 30 15 25 35 - Télécopie : 01 34 80 14 33

COMPUTER IDENTICS - 30, rue Travers des Champs Guillaume - 95240 Cormeille en Parisis

Téléphone : 01 34 50 24 84 - Télécopie : 01 39 78 63 67

 

IV - COMMENT ETIQUETER LES DOCUMENTS ?

Si on compte intégrer l'utilisation du code à barres dans l'informatisation, il est facile de le prévoir dés le début, il suffit de coller une étiquette sur le document au moment de la saisie du document. De plus si le document doit être recouvert, l'étiquette sera protégée et ne risquera pas d'être décollée.

Si vous avez déjà commencé la saisie des documents, la solution est simple avec BCDI, car vous pouvez coller vos étiquettes après la saisie. Il suffit de faire correspondre au numéro d'exemplaire noté sur le document le numéro de l'étiquette code à barres.

Pour les utilisateurs de Diderot/Polybase le numéro code à barres correspond au numéro d'inventaire qui est totalement libre. Vous pourrez continuer à utiliser vos étiquettes en validant votre code à barres au moment de la saisie dans le nouveau champ de BCDI 2.0 dénommé : "code d'exemplaire".